UXライティングをステークホルダーに承認してもらうには
Dec 16, 2022この記事はMediumのブログ：How to get your UX writing approved by your stakeholdersの翻訳転載です。著者のシンシア・マリナコスさんの許可を得て公開しています。
読者のことを考えて書いたのに、ステークホルダーからダメ出しされたという状況に陥ったことはありませんか?
私は最近、教師向けの専門的な能力開発コースを宣伝する記事を手がけました。
この記事はWebページとメールマガジン用で、公開する前に、少なくとも5つの承認を得る必要がありました。
レビューのために記事を関係者に送ると、関係者のひとりは次のように返信してきました。
「取締役によって承認された過去のメディアリリースに内容を合わせるため、添付いただいた記事に大幅な変更を加えました。」
この一件で痛感したのは、ステークホルダーが顧客やユーザーといった読者に向けて情報を共有しようとするとき、彼らは:
- 時間に追われている
- 自動的に、上席の人が正しいと仮定する
- 本当に読者のことを考えて書く方法がわからない
- 自分たちが仕事のやり方を知らないように見られたくない
今日は、UXライティングに関して、ステークホルダーを巻き込みながら、読者の味方として立ち上がる方法を共有します。
この記事では、次のことを確認します：
- 執筆を通じてユーザーエクスペリエンスを向上させる方法
- 読者の味方となり、自分の文章を守る方法の実例２つ
- ステークホルダーをジャーニー（一連の体験）に参加させるための７つのヒント
さあ、見ていきましょう。
ライティングを通じてユーザーエクスペリエンスを向上させる方法
「テキストをスキャンしていると退屈したり疲れたりすることがあります。また、彼らが読んだ言葉が、ほんの少ししか情報を提供していない場合もあります。これは、スキャンを続けるには十分な満足感かもしれませんが、テキストをさらに読み込むには十分ではありません。」
これは、ニールセン・ノーマン・グループが 2006年に実施した眼球追跡調査の参加者からのコメントです。彼らは、人々がWebコンテンツをF字型のパターンで読むことを発見しました。
まず、ページを左から右にスキャンします。次に、ページの左側に戻り、下にスキャンします。次に、もう一度、水平方向の動きをたどり、左に戻り、下にスクロールし続けます。外観は次のとおりです。
写真：眼球追跡研究結果。出典: ニールセン・ノーマン・グループ。
この調査は、サイト訪問者がどのように読んでいるかを理解するのに役立つ多くの調査の1つです。そして、執筆時に「ユーザー中心設計」について考慮する理由でもあります。
私たちは、読者が必要としているものを理解し、それを彼らが求めるやり方で提供することに焦点を当てます。
読者がテキストをスキャンして、必要なものをすばやく見つけられるようにする必要があります。でないと、読者は私たちの書いたものを読んではくれないでしょう。
これには次のような方法があります。
チャンキング: テキストの塊を小さなチャンクに分割します。
小見出し: 各セクションの内容を読者に伝えるような、明確な小見出しをつけます。
リスト:ダラダラとした長い文の中に項目を含める代わりに、項目をリスト化します。
リンク: リンクに明確なラベルを付けて、リンク先の情報を読者に伝えます。
平易な言葉: より簡単な単語やフレーズを使用します。
カット: 繰り返しや不要な言葉をカットします。
これらのいくつかは、すべてのライターが知っておかなければならない6つのスキル（英文）で詳しく説明されています。
コンテンツデザインの決定は、普通の人（ステークホルダー）には知られていません。そのため、2ページのテキストが1ページにカットされると、頭に血が昇って不快感を覚える可能性があります。
彼らはプッシュバックするかもしれませんし、権威をひけらかすかもしれません。または、あなたが行った変更を認めるのを拒むかもしれません。
憤りを感じつつも、降伏する方がはるかに簡単で速いです。 「わかりました」と言って、すべてのコメントを受け入れて先に進めばいいのです。
しかし、私たちは読者を常に頭の中に置いておく必要があります。
私たちは、デザイン上の決定にこだわることで、彼らの味方とならなければならないのです。
忘れないでください:
あなたは読者にとっては英雄なのです。
それが次に見ていくものです。ステークホルダーが自分たちのメッセージを読者と共有する方法に異議を唱えたときに、読者の代弁者となる方法です。
読者の味方となって自分の文章を守る方法の実例2つ
このメールは、冒頭のステークホルダーへの返信です。彼女は、上級取締役によって承認済みの、メディアリリースで使用された文章を使用したかったため、記事の内容について大幅な編集を行ったと私に知らせてきました。
例1
編集していただきありがとうございます。あなたのメールに従ってコースのリストを含めました。
編集のいくつかは、すでに含まれているものを言い換えています。私たちは意図的に、構成や複雑な文章を読みやすくしています。
あなたのメディアリリースがそれを特定の方法で表現している可能性があることは理解していますが、私たちはあなたから共有していただいた内容の意味をキープしています。
それほど広く知られているわけではありませんが、本部署では現在、すべてのコミュニケーションについて連邦政府のスタイルガイドに従っています。これは、より短い文とより簡単な言葉遣いをオンラインでアドバイスしています。<マニュアル「明解な言葉遣いとライティングスタイル」へのリンクを入れる>
長い文章を使用することのリスクは、人々がオンラインで読むものへの興味を失い、あなたのメッセージを理解できなくなることです。私たちは、彼らが簡単に素早く読めるようにしたいと考えています。
私たちはまた、連邦政府のスタイルガイドに従い、２以上の数を表現する場合、数字を書き出す代わりにアラビア数字を使用しています。<マニュアル「アラビア数字か数字を書き出すかの選択」へのリンクを入れる>
人々がオンラインでどのように読んでいるかについての情報はこちらです: <マニュアル「人々はどのように読んでいるか」へのリンクを入れる>
これらのコースは重要です。そして私たちは、先生方にできるだけ簡単にコースにたどり着いてほしいのです。
ぜひご覧いただき、ご感想をお聞かせください。ご質問がありましたら、お知らせください :)
例2
このメールは、あるステークホルダーとの間で行われたやりとりで、先方では彼らからのフィードバック内容を私たちが編集する際に「軽いタッチ」を使用することを望んでいたという背景がありました。
彼女のプッシュバックに備えて、レビューのためにコンテンツを送り返したときに、少し説明しておくことにしました。
以下にレビュー済みのコンテンツを添付します— オリジナルは2ページ目にあります:
ティーチング・エクセレンス・プログラムに任命された指導教師 <ドラフトへのリンク>念のため申し上げておくと、ここでの編集はあなたのメッセージが相応の影響を与えること、また先生方が簡単かつ素早く理解できることを確実なものにするため行われたものです。
このコンテンツを編集するにあたり、部署のWebサイトで公開されているすべてのコンテンツと同様に、Federal Style Manual <リンク> に従って、明解な言葉遣い<リンク> と構造化されたコンテンツ <リンク> を目指しました。こうすることで、全ての読者にとって、政府のコンテンツは利用しやすいものとなります。
本日、11月17日水曜日の午後5時までにフィードバックをお寄せください。
ステークホルダーからは、どのような反応があったでしょうか?
「説明してくださりありがとうございます。修正が入ったことに、私が気付いていなかったというご指摘は正しいです。繰り返しになりますが、ガイドを送信していただきありがとうございます。
変更履歴機能を使用して少しだけ修正しました。文章を短くし、2以上の数字には数字を使用していますが、これらの修正が連邦政府のスタイルガイドに沿っていることを願っています。
お考えをお聞かせください。」
また、もう一方のステークホルダーからも大きな変更はありませんでした。
一手間かける価値はあったでしょうか？
もちろんです！
最後に、このような状況に直面したときに何を考慮すべきかについて、いくつかのヒントを紹介したいと思います。
そうすれば、アプローチを理解でき、独自の方法でステークホルダーとコミュニケーションをとることができます。読者の利益を守りながら、ステークホルダーとうまく付き合う方法がわかります。
ステークホルダーを巻き込むための7つのヒント
ステークホルダーから修正について知らせるメールを受け取ったとき、私は「うわあ、これは大ごとになるな。こんなのを整理しようと思ったら、百万年かかっちゃうわ」とチラッと思いました。
そしてステークホルダーからの指示を実行することに心が傾きました。
それから、私は読者、つまり先生方を思い出しました。私たちの社会における、名もなき無給のヒーローたちです。
彼らはめちゃくちゃ忙しいです。
彼らは私たちの子どもたちのために手を尽くし、さらにその身を捧げます。
彼らは、私たちが伝えようとしている情報を迅速かつ簡単に入手して然るべきなのです。
壁のように立ちはだかるテキスト、繰り返し、複雑な言葉でいっぱいだったこのコンテンツを、私はステークホルダーの言いなりに通すことができませんでした。なぜなら、これらすべてが先生方の作業を遅らせるのです。
先生方はわざわざメッセージを読んだり、自分に役立つコースに登録したりすることは決してないかもしれません。
しかし、このステークホルダーには素晴らしい意図がありました。彼女は自分の仕事に気を配り、できる限り最善の方法で仕事をしていました。そして、彼女は先生方に共有する素晴らしいメッセージを持っていました.
私が挙げた例のもうひとつに出てきたステークホルダーは、正確にはステークホルダーではなく、コミュニケーションマネージャーでした。私たちは同じ立場にいましたが、彼女はより高い給料をもらっていました。
こういった状況で、どうやって私は自分の意見を守ったのでしょうか？
私は素晴らしい関係を築くことに集中しました。
私たちは皆、他の人にどのように出会うかに注意する必要があります。特に、私たちの意図や表現が誤解されやすいメールを書いてしまうときです。
専門家がロボットのような、そっけなくて無味乾燥なメールを書くのはよくあることです。または、長くて難しい言葉だらけのダラダラしたメールを送り、読み手を「一体、要点は何なんだ？」と苛つかせてしまいます。
コンテンツデザイン上の決定をステークホルダーに伝える7つの強力な方法
- 読者、あなた、ステークホルダーに求められているものは何かを考える
- ステークホルダーのバックグラウンドを理解しようと試みる
- ステークホルダーをまともで合理的な人物として扱う
- 自分のエゴに邪魔されることなく、親切にする
- ガイダンスを示し、あなたの意見の根拠を共有する
- ステークホルダーのメッセージの重要性を強調し、あなたは彼らがそのメッセージを伝えるのを手助けするために存在していることを伝える
- メールでは不十分な場合は、電話で話す
コミュニケーションをするときは人間らしくありましょう。あなたの人となりを示しましょう。暖かさと優しさをもって。
向こう側にも人間がいることを忘れないでください。彼らにも感情や希望、課題、ストレスがあるのです。
まとめ
素晴らしいUXライティングを手がけ、自分を褒めるだけでは十分ではありません。私たちはステークホルダーをジャーニーに連れて行かなければなりません。
これで、UXライティングをステークホルダーに説明するのに役立つメールの実例2つと、彼らに反対するのではなく、彼らと協力するための7つの方法が得られました。あなたの読者とあなたの仕事上の関係に役立つものとなるでしょう。
翻訳：Chieko Kubo
